Monthly Archives: huhtikuu 2018

Kuinka tietokoneet sekä sähköiset palvelut ovat helpottaneet yrittäjien elämää 2010 –luvulla?

Tietokoneiden, mutta erityisesti Internetin monipuolisten mahdollisuuksien ansiosta yrittäjät ovat kokeneet monenlaisia muutoksia. Ei pelkästään viranomaisasioissa, vaan myös omassa markkinoinnissaan ja yrityksen hallitsemisessa. Toisaalta sähköinen maailma on tuonut myös omia haasteitaan. Alkuun puhuttiin kuinka tietokoneiden ansiosta papereiden määrä tulee vähentymään, eikä se aluksi kyllä tuntunut kovasti vähentyvän. Joka paikkaan tarvittiin kopiota ja alkuperäinen tiedosto piti tulostaa ja säilyttää asianmukaisesti arkistossa. Tänä päivänä ollaan kuitenkin pääsemässä kohti paperitonta yritystä, jossa oikeastaan ainoat paperit ovat asiakkaalle ojennetut kuitit. Itseasiassa myös kuiteistakin saadaan jo sähköisiä versioita esim. suoraan asiakkaan sähköpostiin.

Sähköiset palvelut, kuten verkkopankki, tallentamiseen sopivat pilvipalvelut, kalenterit, foorumit ja videoyhteydet helpottavat monin tavoin yrityksen arkea. Navigaattorilla löydät asiakkaan luo ja voit suunnitella aikataulusi tarkemmin. Kokoukseen pystyy osallistumaan vaikka kotoaan läppärin kautta, kalenterilla saadaan kaikille tarvittaville tieto esim. asiakastapaamisesta. Yhteydenpito työntekijöiden, työnantajien, viranomaisten, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa on nopeaa. Virheitäkin voi sattua, mutta niitä myös havaitaan nopeammin kuin ennen. Yritysten kyky reagoida ongelmiin ja virheisiin onkin jo suorastaan otsikkoihin asti leviävä ilmiö. Yksi asiakkaan somekirjoitus töykeästä asiakaspalvelusta voi vaatia yritykseltäkin reagointia näkyvämmin kuin ennen.

Markkinointi ja potentiaalisten asiakkaiden löytäminen esim. sosiaalisen median kautta vaatii tietynlaista osaamista ja markkinointisuunnitelman laatimista. Asiakkaiden puskaradio on nykyään some. Monesti blogia kirjoittava asiakas voi hyvällä kirjoituksellaan mainostaa yritystä paremmin kuin kukaan osasi odottaa. Facebookissakin kerätään tykkäyksiä ja yrityssivulle arvosteluita, vieläpä suhteellisen helpoilla kampanjoilla. Asiakkaiden keskuudessa leviävät kuitenkin ne todelliset mansikat. Aikaisemmin puhuttiin että huono kokemus kerrotaan kymmenelle ihmiselle, hyvä kolmelle. Nyt hyvät kokemukset leviävät kyllä laajemmalle kuin puhuen, mutta myös epäonnistumisista saa helposti selkäänsä rajummin kuin ennen. Mikä nettiin päätyy, ei sieltä poistu. Internetsivut, sometilit ja erilaiset keskustelufoorumitkin tuovat yrityksen nimen helposti hakukoneiden löydettäviksi. Tärkeää onkin keskittyä siihen, mitä haluaa sivustollaan tuoda esiin ja miten hyödyntää omaa näkyvyyttään kannattavasti.

Myös työvoiman haku rekrytoinnin, työttömyystoimiston tai oman sivun kautta on helpottunut. Enää ei tarvitse kysellä lähipiiriltä tietääkö kukaan sopivaa tekijää, vaan voit itse ilmoittaa tarpeesi vaikka siellä Facebookissa. Parhaimmillaan ilmoitus tavoittaa juuri niitä ihmisiä, jotka ovat yrityksestä muutenkin kiinnostuneet. Jos työvoiman haku on vasta mietinnän asteella, voi selata työvoimatoimiston cv-nettiä. Sinne työnhakijat ovat julkaisseet omia työnhakuilmoituksiaan, joten sopivaa tekijää voi etsiä ilman julkista hakua. Rekrytointi voi näin myös olla kohdennetumpaa ja säästää yrittäjältä aikaa. Toisaalta jos aika ei riitä edes siihen, voivat rekrytointiyritykset hoitaa asiaa yrityksen puolesta.

Paperiton kirjanpitoKirjanpito

Tilitoimisto Winwin mukaan rekrytointi on vain yksi esimerkki yrityksen virallisista helpotuksista. Sähköiset palvelimet voivat tehdä kirjanpidosta lähes paperitonta. Kuitit voi kännykällä kuvata tilitoimistolle tositteiksi ja jos kuitti on jo valmiiksi sähköpostissa, ei kuvaamisen vaivaakaan tarvitse nähdä. Tilinpäätökset voi tallentaa pilvipalveluihin ja näin myös arkistoinnin haasteet helpottuvat. Verottajalle ei enää paperisia ilmoituksia lähetetäkään. Sähköiset palvelimet muuttuvat ja kehittyvät kuitenkin nopeaan. Ajan hermoilla pysyminen asettaa omia haasteitaan. Onko esimerkiksi cd:lle poltetut tiedostot enää luottavissa muutamien vuosien päästä ja kuinka hyvän virusturvan järjestelmä vaatii? Yrityksen varautumisen tarve korostuu tulevaisuudessa. Esimerkiksi tuloverorekisterin ja tietosuojauudistus vaativat perehtymistä ja toimenpiteitä yrityksen toiminnassa. Toisaalta yritysten verkostot laajenevat myös. Koska kaikki on saatavilla netistä, kilpailijat eivät enää rajoitu Suomeen. Tämä on tuonut uusia haasteita, mutta myös mahdollisuuksia. Sillä markkinoiden laajentuminen ei koske vain kuluttajia, myös yrityksillä on mahdollisuus löytää asiakkaansa ulkomailta. Tavaran hankintakaan ei ole enää kiinni vain tukkuliikkeistä, vaan hyödykkeet ovat yritysten saatavilla aina Kiinasta asti. Tämä lisää tietysti toimitusriskejä ja mahdollisia viivästymisiä, mitkä nykypäivän hektisyydessä eivät ole toivottavia. Kaiken kaikkiaan sähköinen maailma ja tietokoneet vaativat monipuolista osaamista, tiedon hallintaa ja omaksumisen taitoja. Parhaimmillaan tämä lisää tietysti myös työvoiman tarvetta, kun kaikkea ei aina yksi ihminen voi hallita. Eikä toisaalta hänen enää tarvitsekaan.